Tools

Future Search Conference
Real Time Strategic Change
Real Time Work Design
Open Space Technology
Powerlab
RealTimeMapping
Simu Real
Synmind (PDF download)

Future Search Conference

Doel & Resultaat

Een conferentiemethode die wordt gebruikt voor:

  • Het creëren van een toekomst voor een organisatie of gemeenschap die is gebaseerd op dat wat mensen gemeenschappelijk hebben. Conflicten worden benoemd, maar niet per se opgelost.
  • Het ontwikkelen van plannen om daar te komen.

Aantal deelnemers

  • 64 deelnemers is een optimaal aantal.
  • Meestal 60 tot 80
  • Meer deelnemers door parallelle conferenties of een reeks, waarbij de uitkomsten van de ene conferentie input zijn voor de volgende.

Soort deelnemers

  • Brede cross functionele groep van belanghebbenden:
  • In een organisatie: alle functionele en hiërarchische lagen
  • In een gemeenschap: allen die op enigerlei wijze belang hebben bij en bijdragen aan een gemeenschappelijke toekomst.

Doorlooptijd

  • Voorbereiding: 3 – 6 maanden
  • Conferentie: 2½ aaneensluitende dagen en nachten
  • Transitie: Variabel binnen een tijdsbestek van 12 maanden

Wanneer gebruiken

  • Een gedeelde visie is wenselijk
  • Een actieplan is noodzakelijk
  • Een wisseling aan de top
  • Er is een belangrijke verandering op handen (markt, technologie)
  • Partijen moeten bij elkaar komen in een goed gestructureerde bijeenkomst
  • De tijdsdruk is hoog
  • Succes is afhankelijk van de acceptatie van deze spelregels
  • Ontdek en deel gemeenschappelijke items en idealen
  • Geloof in de kracht van vrijwillige commitments
  • Geloof in gedeeld leiderschap en zelf management
  • Een totaal overzicht is noodzakelijk voordat je aan willekeurig welk onderdeel iets verandert
  • Leer dat polariteiten en tegenstrijdigheden kunnen blijven bestaan.

Real Time Strategic Change

Doel & Resultaat

Een conferentiemethode die wordt gebruikt voor:

  • Het snel en duurzaam creëren van een wel omschreven, wenselijke, bereikbare toekomst
  • Het positief benutten van zich aandienende kansen en bedreigingen
  • Het bereiken van alignment en congruentie in denken en doen dwars door het hele systeem, in korte tijd.

Aantal Deelnemers

  • Geen limiet
  • Ervaring met conferenties tot 850 deelnemers

Soort deelnemers

  • Alle leden van de betrokken organisatie
  • Externe belanghebbenden: klanten, leveranciers, concurrenten, politiek enzovoort

Doorlooptijd

  • Voorbereiding: 1 – 3 maanden
  • Conferentie: meerdere conferenties van ½ dag tot 4 dagen
  • Transitie: 1 – 18 maanden

Wanneer gebruiken

  • Als er een noodzaak tot veranderen is
  • Als de verandering snel moet plaatsvinden
  • Als de verandering duurzaam moet zijn
  • Als te adresseren onderwerpen complex of slecht omschreven zijn
  • Als er geen of geen echte strategische koers is
  • Als veel mensen nieuwe competenties nodig hebben
  • Als er een nieuwe technologie wordt geïntroduceerd
  • Bij fusies
  • Voor het dichten van de kloof tussen management en operaties
  • Succes is afhankelijk van de acceptatie van de volgende stellingen
  • Ieders waar is waar (over meningen valt niet te twisten)
  • Mensen nemen wijze besluiten op basis van een ‘common database’ die voor ieder toegankelijk is; verborgen kennis zit in ieders hoofd en moet aan de oppervlakte komen en worden gebruikt
  • De toekomst heeft de leiding
  • Denken en doen moet men zo dicht mogelijk bij elkaar brengen
  • De realiteit van alledag is niet weg te organiseren· Mensen ontlenen meer aan hun werk als zij zien wat hun bijdrage is aan het grotere geheel
  • Problemen moet je daar (laten) oplossen waar ze zich voordoen.

 

Real Time Work Design

Doel & Resultaat

  • Met behulp van verschillende LGI-s de organisatiestructuur en werkprocessen herontwerpen, volgens de zelfde principes als Real Time Strategic Change.
  • Het in kaart brengen van de huidige werkprocessen, de producten die zij opleveren, de knelpunten die er bestaan
  • Het in kaart brengen van de huidige structuur, verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de knelpunten in relatie tot de werkprocessen.
  • Het op basis van een gedeelde visie op hoe het werk moet worden gedaan herontwerpen van processen en structuur.

Aantal Deelnemers

  • Per conferentie: 60 – 80
  • De conferenties vormen een ‘logische’ reeks, waarbij de uitkomsten van de ene conferentie input zijn voor de volgende: Visieontwikkeling; Proces- en structuuranalyse; Herontwerp.

Soort deelnemers

  • Leden van de betrokken organisatie
  • Externe belanghebbenden: klanten en leveranciers
  • Mensen die verantwoordelijk en aanspreekbaar zijn voor het implementeren van actieplannen

Doorlooptijd

  • Voorbereiding:      1 – 18 maanden
  • Per conferentie:    1½ a 2 aaneensluitende dagen
  • Verandering:         1 – 18 maanden

Wanneer gebruiken

  • Bij fusies en het vraagstuk van integratie
  • Bij de omslag van product- naar klantgericht werken
  • Bij het introduceren en inrichten van zelfsturende teams
  • Bij een herbezinning op het werken met zelfsturende teams
  • Als er een noodzaak tot herontwerp is
  • Succes is afhankelijk van de acceptatie van de volgende stellingen
  • Het werk dat we doen heeft een doel en is zinvol op alle niveaus
  • Iedereen is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het werk en product
  • De toekomst heeft de leiding· De realiteit van alledag is een combinatie van polariteiten en tegenstrijdigheden die niet weg georganiseerd kan worden
  • Werken aan je toekomst geeft meer energie dan problemen oplossen (die zijn in het verleden ontstaan) en ‘repareren’.
  • Hoe het werk wordt gedaan is even belangrijk als de inhoud van het werk
  • Problemen moet je oplossen waar ze ontstaan
  • Het werk moet zo zijn georganiseerd dat mensen genoeg bewegingsruimte, variatie en groeimogelijkheden ervaren.

 

Open Space Technology

Doel & Resultaat

Een methode met als doel:

  • Een duidelijke plaats bieden waar veel mensen rond een bepaald, hen bindend probleem (of vraagstuk) van gedachten kunnen wisselen en de invloed leren kennen die zij bewust of onbewust uitoefenen op het ontstaan dan wel oplossen van het probleem.
  • Divergentie in ideeën, denkwijzen en gedachten creëren om tot nieuw, meer en dieper overzicht en inzicht te komen
  • Convergentie van ideeën vatten in activiteiten, zodat een ieder op zijn eigen niveau kan werken met de uitkomsten om het probleem op te lossen.

Aantal Deelnemers

  • 5 tot 1000
  • Ongelimiteerd wanneer meerdere Open Space conferenties gehouden kunnen worden op verschillende plaatsen tegelijkertijd, en worden verbonden met behulp van computer, video, fax.

Soort deelnemers

Iedereen die willekeurig welk belang en welke zorg heeft inzake het onderhavige vraagstukUit zoveel mogelijk groeperingen en geledingen

Doorlooptijd

  • Voorbereiding: 1 – 3 dagen ivm logistiek
  • Conferentie: 1 – 3 dagen
  • Verandering: Voor altijd, herhaling en elkaar op de hoogte houden

Wanneer gebruiken

Als het gaat om een zeer belangrijke, kritieke situatie,met een hoge mate van complexiteit, waarbij meerdere groeperingen met verschillende belangen zijn betrokken, en die belangen conflicteren of kunnen gaan conflicteren, en men liever gisteren dan vandaag een oplossing had gehad.

Succes is afhankelijk van het geloof in de volgende zaken

  • Mensen zijn in staat als zelf sturende groep te opereren waarbinnen ieder individu in hoge mate zelf verantwoordelijkheid en leiding neemt voor de taak die de groep zich heeft gesteld (dit is geen tegenstrijdigheid)
  • Divergentie is nodig om te komen tot convergentie
  • Iedere bijdrage die iemand levert is de juiste en komt op het juiste moment.

 

Powerlab

Powerlab is een simulatie, waarin de dynamiek van het leven in organisaties voelbaar en zichtbaar wordt, op een manier die de ogen absoluut opent en je als deelnemer allerlei nieuwe manieren geeft om invloed uit te oefenen op wat er gebeurt – met jou, jouw ideeën, met samenwerking, communicatie, klantgerichtheid en leiderschap. Dit heet simpelweg empowerment.

Het spel geeft de deelnemers in korte tijd inzicht in hoe de beleveingswerelden van Tops, Middles, Bottoms en Klanten van hiërarchische organisaties (of samenlevingen) in elkaar zitten en hoe zij elkaar versterken. Deze helderheid biedt begrip voor anderen en andere keuzemogelijkheden voor jezelf – ongeacht op welk niveau je zelf zit.

Mensen met diverse achtergronden en ervaringsniveau’s hebben meegedaan aan dit spel en waren verbaasd over de inzichten die zij in korte tijd opdeden. Enkele uitspraken:

Had ik dit maar een paar jaar geleden met mijn MT gedaan! Dan hadden we tenminste iets zinnigs kunnen doen samen

– Oud-directeur HvA

Mijn moeder vroeg wat er mis met me was… Ik kwam voor het eerst dit jaar blij van school terug

– Studente Commerciële Economie

Nu begrijp ik pas dat klantvriendelijkheid een persoonlijke competentie is, maar dat klantgerichtheid een organisatiekenmerk is”

– Directeur FME-CWM

Het heeft geen enkele zin out of the box te denken; ik hoef mij alleen maar bewust te zijn welke box ik kies”

– Senior Engineer Fluor

Bizar hoe ‘grenzen’ helemaal geen grenzen blijken te zijn! Er is veel meer ruimte dan lijkt”

– Organisatie-adviseur

RealTimeMapping

Met een rechtstreekse verbinding tussen laptop en beamer wordt de uitkomst van het tafelwerk en de bijeenkomst visueel weergegeven. Daardoor kunnen de deelnemers ter plekke teruglezen wat al gezegd is en zien welke verbindingen bestaan tussen thema’s.

Weergave gebeurt door middel van MindMapping. MindMappen is een denk, schrijf en geheugentechniek wat helpt om informatie te verwerken. Door gebruik te maken van steekwoorden, kleur en afbeeldingen kan je efficiënte aantekeningen maken waarmee je op compacte wijze de essentie kan terughalen.

Dit middel vergroot de opbrengst uit een congres, bijeenkomst, project start up of brainstorm aanzienlijk. Met deze compacte visuele weergave blijven mensen beter aangesloten. Iedereen weet namelijk waar het over gaat en ziet zijn eigen inbreng direct terug.

Een voorbeeld hiervan vind je via deze link: https://www.afazen.nl/wp-content/uploads/2012/06/2012-05-Flexcongres.pdf Deze MindMaps zijn gemaakt tijdens een LSI geleide bijeenkomst over Congres Flex & Zekerheid in 2012.

 

Simu Real

Doel & Resultaat

Een methode die de werkelijkheid door een ‘vergrootglas’ laat zien om: Bloot te leggen en te ervaren hoe de eigen werkprocessen nu werkelijk verlopen, te leren van die praktijk en te ontdekken hoe die beter kan, door besluiten te nemen over en te werken aan reële zaken in een heel beperkte tijd (snelkookpan).

De deelnemers de vaardigheden en het begrip te geven waarmee zij terug in het echte werkproces zelf beter kunnen functioneren en samen het werk beter kunnen doen, bijvoorbeeld door het werkproces zelf opnieuw in te richten of de taken opnieuw te verdelen.

Aantal Deelnemers

  • 25 – 150 deelnemers

Soort deelnemers

  • Een zo groot mogelijke dwarsdoorsnede van de organisatie
  • Zij die echt actie kunnen en willen ondernemen na de conferentie

Doorlooptijd

  • Voorbereiding:       1 – 3 maanden
  • Conferentie:           1 dag of 2 aaneensluitende dagen
  • Verandering:          Hangt af van de complexiteit

Wanneer gebruiken

  • Als er een noodzaak is een belangrijke beslissing te nemen over het dagelijks werk
  • Als de beslissing effect heeft op heel veel mensen en hun werk
  • Als management bereid en in staat is beslissingen te nemen met behulp van de input van al die mensen die een belang hebben bij de uitkomst van het beslisproces
  • Als het werk helder gedefinieerd en uitvoerbaar is en de uitkomst van het werk in overeenstemming met de behoefte en missie van de organisatie
  • Het werk is belangrijk en complex
  • Het top management staat volledig achter de conferentie en staat open voor de uitkomsten (ook als die ambigu zijn)
  • Succes is afhankelijk van de acceptatie van de volgende stellingen
  • Het werk dat we doen heeft een doel en is zinvol op alle niveaus
  • Iedereen is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het werk en het product
  • Hoe het werk wordt gedaan is even belangrijk als de inhoud van het werk
  • Problemen moet je oplossen waar ze ontstaan
  • Het werk moet zo zijn georganiseerd dat mensen genoeg bewegingsruimte, variatie en groeimogelijkheden ervaren.